定時15時。IT化を進める九州の印刷会社社長に聞いた「業務改善で大切にしていること」
井上総合印刷株式会社は福岡県朝倉郡筑前町にある印刷会社。スタッフ10名のほとんどがパート契約という印刷会社である。社長である井上氏はITリテラシーが高く、システム化による業務改善の可能性を信じていた。しかし何度チャレンジしても、うまくいかなかったという。
ソニックガーデンでは印刷会社の根幹といえる受発注システムをkintoneベースで開発を進めた。近年では「定時15時」、「社員の子供が学校から会社に帰ってきてOK」といった特徴的な働き方を取り入れ、業務改善に成功している同社がどのような価値観を持って業務改善に着手していったのか、井上社長にソニックガーデン副社長の藤原と担当業務ハッカーの森が具体的なエピソードを伺った。
「どうなりたいか？」を丁寧に聞くことからスタート
藤原今日は井上総合印刷さんがこれまでやってきた「ITを使っての業務改善」という点をテーマに様々なエピソードをお聞きできればと思っています。業務改善をしていく際、スタッフの方とどのように関わって進めていきましたか？
井上はじめに、スタッフのみなさんの「なりたい状態」を一人一人に聞いた結果、スタッフ全員「早く帰りたい」「子どもとの時間を増やしたい」ということを望んでいることが見えてきました。
森家庭は大事だと思います。
井上いきなり、早く帰るために「○○をしよう」と言っても納得していただけないし、実際早く帰れるようになるわけではないので、スタッフのみなさんが望んでいる「早く帰れる」ためのツールを見つけてきたので使ってみましょうか、という形でまずスタッフのみなさんに話をするようにしました。
藤原とりあえず使えっていうわけじゃなくて、メリットをちゃんと伝えているわけですね。ちなみにそれはどういう形で伝えていますか？メールなのか、対面なのかなど。
井上朝会が終わった後とか、あとは「今日のお昼からどうですか？」とか、「時間ありますか？」とか、みなさんが都合のいい時間を聞いて対面で行っていますね。みなさんの表情とかを見ながら、興味がありそうとか、難しそうとかっていうのを感じるのも、導入するかどうかの判断基準にしています。
藤原例えば「今日からこのkintoneを使って○○をしよう」って言ったときは、その場で社員の方から反応ってあるんでしょうか？
井上基本的に僕の話が長くなるので、話してる時間が長くなればなるほど、もうみんな聞かなくなる雰囲気になって、「もう説明はいいから、とにかく使ってみましょうよ」ってみんなが言ってくれる（笑）。 僕自身、まずやってみてダメだったらダメなものを改善していけばいいっていうスタンスで常にいますから、みんなもそんな感じで応えてくれているんじゃないかと。
藤原「ダメだったら改善していけばいい」っていうのは大事ですよね。
井上頭で考えるとか、話を聞くんじゃなく、実際やってみてどうかっていうのを大事にしています。
「とにかくやってみよう」ということは、僕たちが一番大切にしてきた価値観である、「家庭が一番」を実現させるためなんだ、ということが働いているみなさんに伝わっている結果であれば嬉しいです。
「とにかくやってみよう」ということは、僕たちが一番大切にしてきた価値観である、「家庭が一番」を実現させるためなんだ、ということが働いているみなさんに伝わっている結果であれば嬉しいです。
新たな仕組みを導入しても、「問題があれば直してくれる」という安心感
藤原なるほど。１回導入したが最後、もう１年、２年変えられません、だとお互い慎重になるけど、ダメだったらどんどん改善していく、もしくはやめてしまうことがある。まずはやってみましょうと。
井上そうですね。そこはソニックガーデンさんと一緒に開発を始めてからの１つの基本ルールになってるので、「ちょっと不都合があったら変えてもらえる」とか、「絶対このやり方でずっといく」っていうわけではないっていうのはスタッフも理解してくれていると思います。「納品のない受託開発」がスタッフのみなさんに安心感を与えてるのは間違いないです。
森そう言っていただけるとありがたいです。
井上何か新しいことを始めようと言い出すのは僕なので、言ってみると「トップダウン」ではあるんです。だけど、ただ言い出しっぺなだけで、実際やっていくのはスタッフのみなさんです。なのでシステムを改善していくのもスタッフのみなさんが使いやすくするためっていう観点から見ていくので、自分の業務がやりやすくなることに対して対話ができるのは大きい気がします。
藤原例えばkintoneなり何かを導入した後、「もっとこうしたい」「これ使いにくい」っていう声は社長である井上さんに届きますか？
井上それはなかなか言い出せないことが多いようで。できるだけ僕から聞くように心がけています。みんなからガンガン出てくるっていうのは、よっぽどなんか問題があったっていうときですね。
藤原問題がある時ですよね。だから、多少の使いにくさはみんな我慢しちゃいますもんね。
井上そう思います。ですから「作業指示書に全部の文字が出力されない、途中で欠けて出てくる」とかいうのも、僕自身がたまたま受注登録をした時確認したい情報が出てなかったのに気付いて「どうなの？」って聞いたら「前から出力されてませんでした」っていう状態になって初めて問題がわかるみたいなことが多いですね。
藤原どのように解決しようとしていますか？
井上僕がスタッフのみなさんに業務について聞く機会をもっと増やしていく必要があると思っています。
藤原今は個別に声を掛けたりするんですか？
井上はい。「ちょっといい？」とかいう感じで声をかけますね。
藤原面白いもので、「何かを導入した後の態度こそが相手の行動・態度を変える」ということがあります。
例えば、会社側が新たな仕組みを導入した後、改善に向けてどんどん声を社員に聞きに行くし、聞いた声をちゃんと反映するっていうことを実直にやってれば、「いいですよ、導入しても。どうせ直してくれるんでしょ？」と認識してくれれば、人は気軽にやってくれる。導入したが最後、もうどんな不満があろうとも直してくれないと思ったら、そりゃ、「やめてくれ」となります。
例えば、会社側が新たな仕組みを導入した後、改善に向けてどんどん声を社員に聞きに行くし、聞いた声をちゃんと反映するっていうことを実直にやってれば、「いいですよ、導入しても。どうせ直してくれるんでしょ？」と認識してくれれば、人は気軽にやってくれる。導入したが最後、もうどんな不満があろうとも直してくれないと思ったら、そりゃ、「やめてくれ」となります。
「定時１５時」はあくまでも改善案の１つ
井上そうですね。あと、あくまでもそのシステムを導入するとか、改善を続けることはビジョンを実現させるためのプロセスの一部でしかないので。
藤原おっしゃる通りだと思います。
井上「kintoneを使って受発注システムを新しくする」ことは「15時定時」、「スタッフの子どもたちが学校から会社に帰ってこれる」っていう希望を叶える手段の一つですから、システムを多少強引に導入したとしても「子どもたちが学校から会社に帰ってきてもいいって言ってくれてるから、kintoneぐらいは使ってやろうかな」って思ってくれているのかもしれないですし（笑）。
お子様と一緒に出勤している様子
藤原今ちょっと出ましたが、井上さんがやってこられた業務改善のプロセスを改めて教えてもらっていいですか？
井上まず「定時15時」にしたということですね。
藤原それはいつ頃から始めたんですか？
井上２年半ぐらい前でしょうか。今年の春で３年ぐらいになります。（2018年時点）。最初にもお話しましたが、みなさんにどうしたいのかを聞いたことがきっかけです。これは会社をよくするには、まずスタッフのみなさんがいい状態にならないといけないと気づくことができたから。
藤原始めようと思ったきっかけは何だったんでしょうか？
井上夏休みなんかはお子さんが早く帰ってくるというか、学校がないので、「じゃあ、定時を15時にしよう」とか。15時定時を決めた時はさすがに、スタッフのみなさんから「ありがたいですが、会社は大丈夫ですか？」と心配の声が上がりましたが（笑）やってみないとわからないということでやってみた結果、３年続いています。
藤原なるほど。
井上あとはお昼ご飯の食べる場所を変える取り組みをしました。今までは２階の休憩室でお昼はとってもらってたんですけど、今は1階の仕事場のど真ん中にテーブルを置いて、みんなで一緒に食べるようになっています。２階は夏は暑い、冬は寒い場所ということもあるので。
藤原やってみて効果を感じられましたか？
井上炊事場が近いですし、暑い寒いを気にしなくていいので、楽になったんじゃないかなとは思います。あとは和気あいあいとした食事になってる感はありますね。僕はその場では食事はしないんですけど、みんなが仕事場で食事をしていて、僕がエントランス、ショールームの方で仕事をしてる時に笑い声などがうるさいくらい聞こえてきます。お茶を入れてくれたりとか、時々僕に差し入れをくれたりとかもありますし、今までになかった、なんか嬉しい時間です。
（一同笑）
左：井上総合印刷社長 井上氏、 右：ソニックガーデン副社長 藤原
業務整理後は１対１で全員に説明
藤原距離が近づいた感があるということですね。他にどんなことをやられましたか？
井上そうですね。他はやっぱり業務改善の基本かもしれないですが、業務内容を書き出し役割分担を明確にしたっていうことですね。
藤原今までは一人がまんべんなく全体をやっている感じでしょうか？
井上業務分担はやっていたんですけど、「業務分担そのものが曖昧だった」。また、一つの業務に対して１人しか担当がいなかった、つまり、「代わりがいなかった」っていうところ。さらに言えば、業務の全体像も見えていなかった。
森業務分担そのものが曖昧というのは実は多くの会社起こっていると思います。
井上その辺が明確になることによって、それぞれのコアな仕事、役割が見えてきた。コアな部分が見えれば、自ずとどこまで自分が関わればもっと仕事がやりやすくなるかっていうのが、わかりやすくなったと思います。今まではコアがすごく広かった上に曖昧だった。あれもこれもっていうのが当たり前になってたので。
藤原なるほど。スタッフに対してはどういうふうに業務の役割分担や流れを説明したり、理解してもらったんですか？資料でしょうか？
井上そうですね。それこそ印刷物をつくる工程を付箋に書き出して、それをノートに貼って。「うちの印刷物をつくる仕事は大きく分けてこんな仕事があります。この全体の中のこの部分をやっていただきたい」というのを、一人ひとりに１対１で説明しました。
藤原１対１で行ったことの狙いは？
井上業務の整理をしていくと負担がかかり過ぎている人が見えてきたり、反対に明らかに仕事量が少ない人も見えてきます。あと役割、ポジションごとで求められるスキルも違いますし、経験によっても業務目標が違ってきますので、それを一緒にやってしまうっていうのはちょっとうまく伝えきれないなっていうのがあったので。
藤原なるほど。１人ひとりの状況が違うので、説明して依頼をしたときに変化するものとか、内容とかが違うんですね。それぞれの人の反応が恐らく違う。「ありがとうございます」って思う人もいれば「えー」って思う人もいますよね。「えー」って言われたときにちゃんと説明しなきゃいけないですもんね。
井上そうです。僕が思ってたことと違う反応を見せる方もいらっしゃいましたし。良い面でも悪い面でも話をすること。組織をきちんとつくる上で必要なことだと思います。
藤原なるほど。これもポイントですね。
井上はい、きちんと話をして納得していただき、業務内容を共有できた方には、それからずっとしっかりとした仕事をしていただいています。あとはツールの話になってくるんですけど、Remottyを導入しました。
井上「１５時定時」のために電話業務をコールセンターへ委託
井上それと、「15時定時」を実行するにあたって、コールセンターを利用するようにもなりました。コールセンターが電話受付するのは朝の掃除と朝会の時間帯の９時から９時半。そして定時後の15時以降です。
藤原なるほど。業務時間中は社員の方で対応されているということですね？
井上基本はそうです。ただ、「今日はもう電話を受けられない」っていうような日があれば、コールセンターさんにつながるように電話を設定してくださいっていうのを、みなさんに伝えて任せてます。
森「電話を受けられない」っていう日は例えばどんな日ですか？
井上「15時定時」、しかも学校行事など家庭の都合優先で「いつでも休んでいい」ことにしているため、「１人しか出勤してない」日があります。そんな時には１日中コールセンターにお願いしています。
藤原井上おぉ、それは便利ですね。
藤原なので、井上総合印刷さんでもメールで受け取ったらRemottyに通知っていうこともできたりします。
ちょっと話がズレてしまいましたが「コールセンターの委託」、これは大事ですね。「最悪忙しくなっても任せていいんだ」っていう安心感はすごいありそうですね。
ちょっと話がズレてしまいましたが「コールセンターの委託」、これは大事ですね。「最悪忙しくなっても任せていいんだ」っていう安心感はすごいありそうですね。
井上そうですね。あとは業務上でいくと、Boxっていうデータ共有サービスを使っています。井上総合印刷の社内スタッフ、お客さま、在宅のデザイナーとで、クラウド上で印刷物の編集を進めています。このおかげでお互いが対面で集まる時間を大幅に軽減できています。
業務分析のために全ての業務と時間をノートに書き出した
森私がちょっと聞きたかったのは、業務分析っていえばいいのかな。役割分担をノートに書いたとおっしゃっていましたが、これは何かのやり方を参考にしたんですか？
井上はい、経営の勉強、起業家の勉強の中で、今、自分がやってる仕事を全部書き出すっていう課題がありました。それまで僕は今の仕事を書き出すなんて面倒くさくて、もう考えるだけで吐き気がするぐらい嫌な作業だったんですけど。
森以前お聞きした時100項目位書き出したって言ってましたもんね（笑）。
井上そうです。書き出すなんてほんと嫌だったんですが、でもやってみるとすごいすっきりしましたね。その後、業務を書き出すだけではなく、その業務に時間を付け加えました。時間っていう概念を業務にくっつけたことで、業務をさらに客観視することができるようになりました。
井上氏が書き出した業務分析ノート
藤原どういうことですか？
井上例えば「見積もりをつくる」っていう仕事をする担当者がAさん一人だとします。Aさんが「見積もりをつくる」業務にどれくらい時間をかけているかを出してみます。まず、１ヶ月に見積もりした件数を調べます。それを１ヶ月の営業日数で割れば、1日あたりの見積もり件数が出ます。
藤原なるほど。
井上見積もり業務も１件あたりおおよそどれくらいの時間がかかるかがわかっていますので、件数にその時間をかければ、1日あたりの見積もり業務時間が見えてきます。
そうするとAさんが担当する「見積もりをつくる」仕事は1日何時間分の仕事になる、というのが見える化できるわけです。
そうするとAさんが担当する「見積もりをつくる」仕事は1日何時間分の仕事になる、というのが見える化できるわけです。
藤原確かに見える化できますね。
井上Aさんが担当する他の仕事も同じように時間計算しますので、Aさんの全ての業務に対する1日の仕事時間が出てきます。それを実働時間と比較すれば、実働時間分の仕事ができているかが見えてきます。
藤原他にやっていることはありますか？
井上今は全ての業務に対して業務手順書というのを書き出していっています。「見積書をつくるにはこういう手順でやっていく」、「スキルはこういうものが必要です」っていうのを少しずつ。
藤原今、その手順書とかはどうやって作成していますか？井上さんが作成していますか？
井上今はそうですね。気になった部署の気になった仕事内容を手書きで書いてるところですね。それをまた担当者に説明しています。
１人ひとり状況・環境も違う。だから丁寧に対話した
藤原これまでの話を聞いていて、２つの軸があるなと感じました。
一つ目が「丁寧にやりましょう」ってこと。二つ目が「システムだけじゃなくてあの手この手でやりましょう」ということ。この2つの軸が、井上総合印刷さんの業務改善の特徴なんだなと思います。
一つ目が「丁寧にやりましょう」ってこと。二つ目が「システムだけじゃなくてあの手この手でやりましょう」ということ。この2つの軸が、井上総合印刷さんの業務改善の特徴なんだなと思います。
井上アナログでもいい、とにかく丁寧に、いろいろな解決法を探ってみて、やってみています。「アナログで解決できない問題はITを導入しても解決できない」という、藤原さんの教え通りです。（笑）
藤原今回の業務改革、改善において、井上さんはスピードって意識してましたか？
井上スピードは…僕自身がスピードを持ってないですからね。
（一同笑）
井上スピードはもちろん早くしたいっていうのはあるんですけど、それよりも、早くしても、結局、「みんなが良くなるか」っていう視点を重要視していました。
だから、スピードは考えないわけではないんですけど、第１目的にはならないんですね。とにかくみんなにとって負担にならない、良い状態でいられるっていうのを何よりも優先していますから。
だから、スピードは考えないわけではないんですけど、第１目的にはならないんですね。とにかくみんなにとって負担にならない、良い状態でいられるっていうのを何よりも優先していますから。
森当初の社員のみなさまの価値観を大切にしているんですね。
井上一人ひとり状況は違うし、環境も違うので、一人ひとりと話をしないと何がいい状態か見えてこない。
結果それが丁寧な印象に映るかも知れないですけど、スピード感があるとは言えない。でもそうしないとみんなにとって良い手段は見つからないと思っています。
結果それが丁寧な印象に映るかも知れないですけど、スピード感があるとは言えない。でもそうしないとみんなにとって良い手段は見つからないと思っています。
藤原働き方改革や業務改革は結果だということですね。業務が改善される、効率化される、コストダウンされて利益がよくなる、もしくは業務のフローが改善され素早くなり、お客さんへの提供するサービスの質が上がる。結果的に売上が上がるっていう結果があったとして、その結果を生み出すのは、やはり働いている人たちだということですね。
井上はい、まさにその通り。
藤原一足飛びに売上を上げるとか、もしくは業務効率を上げるっていうと、「いいから黙ってこれをやれ」って言ったほうが、一見早い。１人ひとりの話を聞かないから、システムを入れることを目的だとするならば、四の五の言わずに導入した方が早いなと。
でも井上さんは異なる思想で取り組まれていた。システムを入れることは手段で、それによって社員の方が働きやすくなるかどうかがポイントなんですね。
でも井上さんは異なる思想で取り組まれていた。システムを入れることは手段で、それによって社員の方が働きやすくなるかどうかがポイントなんですね。
井上そうですね。成果を上げるとか、売上を上げる前に１つ、やっぱり私たちの会社が目指しているのは、働くみなさんに気持ちよく長く働いてもらいたいっていう、まずそこがありますね。
藤原なるほど。そこがまず大事なんですね。気持ちよく持続的にずっと働いてくれる人を。
井上そうです。長く働いていただけるっていうのが結果会社の力になるっていうのは、僕が会社に入って全社員が入れ替わったっていうのを２回ぐらい繰り返してるっていう経験からわかっています。
やはりまずは長く働いていただかないと会社の力にはならない、長く働いていただくためにもみなさんが働きやすい会社にすることが大事だと。働きやすいでは表現できない、もっと大切にしていることもあるんですが、まずは働きやすいこと、ですね。
やはりまずは長く働いていただかないと会社の力にはならない、長く働いていただくためにもみなさんが働きやすい会社にすることが大事だと。働きやすいでは表現できない、もっと大切にしていることもあるんですが、まずは働きやすいこと、ですね。
森なるほど。「働き方改革、業務改革ってなんなんですか？」っていったら、「スタッフのみなさんにとって働きやすい環境をつくること」っていうことですね。
藤原本日は非常に具体的なエピソードが聞けて楽しかったです。これからも引き続きお付き合いできればと思っています。本日はありがとうございました！
井上こちらこそありがとうございました。
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