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請求業務の手作業を無くし、内部統制・監査に耐えうる請求システムを開発|株式会社リブセンス 2018年12月03日

株式会社リブセンスでは、「転職会議」の売上規模拡大に伴い内部統制の監査に耐えうる業務フロー構築のため、システム開発を検討。ソニックガーデンとの開発の経緯や開発したシステムの使い勝手など、副ユニットリーダー 小島貴之氏、エンジニア 白川みちる氏、請求担当 小菅夏海氏、そしてソニックガーデン担当プログラマの赤座にお話を伺った。(※役職は当時のものを記載)

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どのようなきっかけでシステム開発を検討しはじめましたか?

小島の顔小島
まずリブセンスという会社を簡単に説明すると、これまでのリブセンスの主力事業は「マッハバイト(旧ジョブセンス)」というアルバイト求人サービスと、正社員求人を扱う転職ナビ(旧ジョブセンスリンク)」の二つでした。この二つは売上規模と割合から内部統制の対象になっていました。

我々の部隊では、「転職会議」というサービスを運営していて、徐々に売り上げも伸びて規模が大きくなってきていました。「転職会議」もいよいよ会社の売上の一定割合を占め、内部統制対象となりました。内部統制の対象となると、「業務の有効性や効率性を高めること」、そして「財務報告の信頼性が高いこと」が求められます。現状の運用を見直してみると経理関係はExcelやGoogleスプレッドシートなど手作業で進めていたのです。経理システムだけはクラウドサービスを活用していましたが、その経理システムには手作業でCSVデータを流し込んでいました。手作業ですとミスをする可能性もあるため、内部統制監査に通らない可能性があります。そのような経緯でシステム開発を検討し始めました。

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開発会社選定のポイントを教えてもらえますか?

小島の顔小島
弊社にはエンジニアも多くいるので内製も選択肢の一つでした。しかしタイミング的にも新商品開発に注力する予定だったため、今回のシステム開発は外注を検討していました。
そこでシステム会社を選定するわけですが、納品ベースの一括発注の会社には依頼したことがあったのですが、嫌だな、と思っていました。
なぜなら、ダイナミックに仕様が変わる可能性があることを想定していたので、予め仕様を決めてしまうと出来上がったシステムが自分たちの望むものと乖離が大きいリスクがあると思っていたのです。開発会社が見つからなかったら、フリーランスの方と一緒にやる方法も考えていました。自社での開発と同じように変化に対応できることが重要だったのです。
弊社のエンジニアが技術ブログでソニックガーデンさんのこと知っていたため、候補として上がりました。

副ユニットリーダー 小島貴之氏

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なぜソニックガーデンを選んでいただいたのでしょうか?

小島の顔小島
一番のポイントは開発スタイルが自社にフィットすると思ったからです。初回相談でソニックガーデンさんを訪問した帰り道で、「作り変えることができる安心感」を感じ、任せて大丈夫そうだと思いました。また、価格もリーズナブルだったのもポイントです。フリーランス一名雇うよりかなり安いと感じました。
契約するまで最初の二回は無料でお試しのプロトタイプ作ってくれました。そこで作ってもらったシステムのクオリティが高かったですね。また我々のシステムにはkintoneが向いているのか判断できました。

SG赤座の顔SG赤座
私は初回相談には同席していなかったのですが、初回にいただいた多くの資料を読み解きながら進めました。どこをkintoneの標準機能を使い、どこをプログラミングで作りこむべきか考えながら進めました。
リブセンスさんは現状業務で利用しているスプレッドシートがあったので、その資料を読み解いてkintoneに移行できれば良いので、ある意味やりやすかったですね。確認すべきところはミーティングで確認していきました。自分のkintone開発のスキルはリブセンスさんと共に成長できたと思います。

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担当をした弊社、赤座の動きはいかがでしたか?

小島の顔小島
こちらの発信量は多くなかったですが、MTGなどで能動的に仕様を拾いに来てくれたり、引き出してくれました。エンジニアがミーティングで補足しなくても、現場業務の担当者だけと話してもらえれば大丈夫ではないかと思うくらい安心していました。

小菅の顔小菅
私が実際にシステムを使うのですが、エラーが起きたときにすぐに対応してくれているのが良かったし嬉しかったです。開発しているシステムにエラーが起きるのは仕方ない部分がありますし、すぐに直してもらえるので問題ありませんでした。作ってもらった請求処理システムは今までは手で入力していたので楽になりましたし、ミスもなくなりました。

白川の顔白川
元々コーディングの必要がなくシステム開発ができるkintoneは知っていましたし、興味を持っていました。今回のプロジェクトでは弊社が書いた契約管理のソースコードを赤座さんに共有し、そのデータを元に赤座さんい請求アプリを作ってもらうなど、お互いのエンジニアがkintone開発をしてるので、技術情報の交換を色々できてとても楽しいです。

エンジニア 白川みちる氏

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「納品のない受託開発」は一度に作りこまない、定期的に打ち合わせをさせてただく開発スタイルですがいかがでしたか?

小島の顔小島
思った通り途中で仕様や要望が変わってきたので、やはりこの開発手法で良かったと思いました。具体的には、経理的な観点が後から入ってくるなど、変更したい点が出てきました。現状のやり方はこうだけど。本当はこうやった方が良いということが徐々にわかっていったのです。もっと具体的にいうと、商品が増えたり売り方が変わったりして計上方法が変わっていきました。また、最初は請求部分からシステム開発をお願いする予定でしたが元のデータ部分から整備して、、、というように変わっていきました。
最初はCSVデータを取り込むだけだったのですが、イレギュラー対応のために無理やり機能を付け足して対応していきました。しかし途中でシステム構造を一新するため、仕切り直し。せっかく作った過去のシステムを捨てるという決断をしました。トータルで考えると一新して良かったと思っています。そうすることで、システムの開発対象を柔軟に増やすことができました。

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システムを使い始めてみての感想をお聞かせください。

小菅の顔小菅
「本当に使いやすい」の一言につきます。使いづらい部分をすぐにフィードバックしシステムに反映してもらえるので、社内の人とやりとりしているような感覚になります。直感的に操作できるので、何名かで作業したり、新規のメンバ入ったときに教えやすいと思います。
またソニックガーデンさんの打ち合わせには現場の人間も参加しています。「こういうことできるか」と現場の人間が改善要望や使い勝手をフィードバックしています。直接話せるので、ほぼ社内メンバーとやっている感覚になります。

請求担当 小菅夏海氏

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ビデオ会議を利用したリモートでの打ち合わせはいかがですか?

小島の顔小島
転職会議でもリモートを推進しようとしていて、全エンジニアにヘッドセットを配っていた直後でした。チャットだけですとコミュニケーションもとりづらく、ビデオ会議も併用しようと思っていたので違和感はありませんでした。転職会議では気軽にビデオ会議をするということがあまり浸透していないので、ソニックガーデンさんではどううまくやっているのか興味があります。

白川の顔白川
私の場合、元々色んな所を転々としていて、ベトナムなどの方とやり取りすることもありビデオ会議には慣れていました。音もクリアに聞こえるし、違和感も非効率さも感じていません。画面共有もできるので問題ないと思います。

小菅の顔小菅
ビデオ会議での定期的な打ち合わせ以外は「掲示板」でのやり取りもあるので気軽ですし、必ず記録として残るので良いと思います。

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今後、システムの改善も含め、ソニックガーデンとどのようなお付き合いを望まれているかをお聞かせいただけますか?

小島の顔小島
業務上は引き続きお願いしたいと思っています。また、技術交流がもっとできると嬉しいです。勉強会とかをやると良いかもしれません。kintoneだけでなく、会社としてはRailsがメインなのでソニックガーデンさんと同じ分野です。この分野でも交流したいなと思っています。

開発担当からのコメント

赤座 赤座

富山の山間部から、東証1部上場企業リブセンスさんを担当しています!

当初は「Excel職人芸」のkintone化からスタートしました。 kintoneの良さを活かしつつExcel並の入力効率を実現できるように拘り、大胆にカスタマイズしています。 そこで培った技術を中心にkintone hack 2017で発表させてもらいました!レベルアップの機会をいただいて私からも感謝しています。

Excel卒業後の今は、本当の「業務ハック」ができるようになったと思います。 事業拡大に応じてブラッシュアップを続けており、エンジニアの方とkintone開発の情報交換もでき、毎回のミーティングが私もとても楽しみです。 これからも一緒に楽しく開発していきましょう!

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