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【イベントレポート】「リモートワーク・テレワークの始め方セミナー」を開催しました! 2020年03月11日

3月3日、ソニックガーデン主催「リモートワーク・テレワークの始め方セミナー」を開催しました。

第一回目のテーマは、コロナウイルス感染拡大を受け、お問合せが急増している「リモートワークの始め方」に関するセミナーでした。

下記に講演内容をまとめたセミナーレポートを公開します。

ソニックガーデンでは、今後も「リモートワークに関するオンライン勉強会」を定期開催していく予定です。 参加希望の方は以下フォームから申し込みください。

▼オンライン勉強会の申込フォーム
https://forms.gle/dXQ237foQuJBj3Wt6

※各企業の課題共有・解決のためのディスカッションを重視し、各回少人数での開催を考えています。

目次

    セミナー終了後の参加者アンケート

    ※講演内容、座談会の満足度は100%でした!

    第一部:講演

    講演の第一部は、働き方変革コンサルタントであり、仮想オフィスRemottyの事業責任者でもあるソニックガーデンの八角(ホスミ)による講演でした。

    「リモートワークとは?」「リモートワークの効用」などについて、厚生労働省の資料などを用いながら解説しました。

    続いて、今ではリモートワークの会社として認識されている弊社が、オフィスに出勤する従来の働き方から、10年かけてリモートワークへと移行した経緯をお話させていただきました。一部ですが内容をご紹介します。

    八角の顔八角
    私たちも最初は浜松町にオフィスを借りて、スーツで出社していました。そこをSTEP0だとすると、STEP1はコピー機やプリンタを設置しないという、【ペーパーレスへの取り組み】

    STEP2がファイルストレージやサーバーなど外部のもの使う【クラウド化への取り組み】

    STEP3が、2010年頃に始めた【メールからチャットへの移行】です。

    STEP4では、1年間アイルランドを旅しながら働きたいという社員に応えるため【テレビ会議の活用】を始めました。ここが、リモートワークの一部開始の時期です。

    STEP5【音声を繋ぎっぱなし】にしました。新しく入社した兵庫のメンバーと、オフィスにある1台のPCを、Skypeで繋ぎっぱなしにすることで、コミュニケーションをとるようになったのです。

    STEP6【バーチャルオフィスの導入】です。社員が増えたことでSkypeでのコミュニケーションが破綻しました。誰が誰に話しかけているのか分からなくなってしまったんです。出たばかりのSlackなども試しましたが、顔が見えず孤独に働いている感覚が強くなってしまうということで、仮想オフィスを自分たちで開発しました。

    STEP7【論理出社で全社員リモートワーク推奨】STEP8でとうとう【物理オフィスを撤廃】しました。

    今ではSTEP9【オンラインファーストの世界】となり、入社式、納会、勉強会などもオンラインで行っています。


    八角の顔八角
    10年間の道のりの中での気づきは、リモートワークで生産性を上げるために大切なことは『コミュニケーションは、リモートでもオフィスと同じ働き方にする』ということです。

    勤怠管理や人事評価、労務管理、セキュリティなどの課題はルールの話なので整えやすいです。コミュニケーションもそれと同じで工夫次第でオフィスで働いていた時と同じようにできるはずなのですが、それを諦めてしまうことが多い。諦めてしまうと生産性に影響してしまいます。

    だからリモートだからと言って、色んなことを諦めずにコミュニケーションを成立させることが大切です。「リモートだから顔が見えなくても仕方ない」「リモートだから、通勤時間もなくなっているし、声がかけにくくても仕方ない」「リモートだから会議がやりにくくても仕方ない」そんな風に諦めてずにやっていくことが大事です。


    八角の顔八角
    ではどんなコミュニケーションが職場でとられているのかを4つに分類してみました。縦軸に同期型と非同期型の軸。横軸にオープンとクローズドの軸を置いています。

    さらに、リモートワークの場合、それぞれのコミュニケーションがどんなツールに置き換えられるかを付け加えたのが上の図になります。

    右上のオープンかつ同期的なコミュニケーションには、「挨拶、つぶやき、声かけ、雑談、または相談」など、どちらかと言うと直接的に業務には関係なさそうな項目が入っています。


    八角の顔八角
    実は、一見業務には関係なさそうな「挨拶、つぶやき、声かけ、雑談、または相談」などが、チームワークやコラボレーションにとって、とても重要な要素なのです。

    そしてこの部分は、オフィスがあるからこそ実現できていた部分であり、文字だけのチャットでは再現しにくい部分でした。そこで弊社では、独自に仮想オフィスRemottyを開発しました。リモートワーク制度の導入で手放さなければならないと思っていたコミュニケーションを実現するのが、「仮想オフィス」です。


    八角の顔八角
    これまでお話ししてきたことをまとめると、リモートワークを始める際に必要な視点は5つにまとめることができると私は考えています。さらに、それぞれの視点に関して、ソニックガーデンはどうしているのかをまとめたのが上の図です。


    八角の顔八角
    最後に本日のテーマですが、テレワーク・リモートワークの導入ステップは上の図のようになります。まずは【1.全体像を掴み】、次に【2.推進体制を整えます】。リモートワーク導入をどう進めていくのが良いかと言うと、私の経験では、経営層が主導しないとなかなかうまく進まないと感じでいます。

    【3.方針を決める】上では、社内の合意を取りルールを作る前に、社内にアンケートをとってスタッフの意見を探ることも有効です。続いて、【4.ルールを作る】では、リモートワークを適用する範囲や、人事評価などのルールを決めていきます。

    【5.コミュニケーションツールを決める】ですが、これはメールだけではスピード感が出ないので破綻します。何かしらのコミュニケーションツールが必要になります。

    【6.セキュリティルールを決める】に関しては、厚生労働省が出しているテレテークではじめる働き方改革というガイドブックがあるのですが、こちらの30ページを参考にしていただくと良いかと思います。

    【7.制度説明・教育】では、実際に社員の方に制度説明をして、実施してみて、実際にどうだったのか検証していってください。やはり始めてから色んな改善点が出てくると思うので、そこで辞めずに改善を繰り返し、利用される制度にしていってほしいです。

    第二部:座談会

    休憩を挟んで、第二部は座談会となりました。参加者の皆さんから頂いた各企業の課題や、個人的な悩みなどについて、講師の八角が中心となりながらも、参加者全員でのディスカッションを通じて解消することができました。

    議題に上がった課題の一部をご紹介します。

    • 業務上、オフィスにしかない特別な器具を用いての検証が必要になるなど、物理的な制約がある場合、どのような解決策がありますか?
    • リモートワークの経験がないため、チャットなどのオンライン上でのコミュニケーション文化自体がありません。何から始めると、スムーズですか?
    • 物理出社(従来通りオフィスに出社)から論理出社(オフィス撤廃、フルリモート)になるまで、どのくらいの期間がかかりましたか?
    • リモートワークになると、人事評価や、成果に対する評価などがきちんと行えるか不安があるのですが、解決策はありますか?
    • 社内のコミュニケーションを円滑にするための「ルール」などはありますか?(例:おはようの挨拶はしましょう、相談ごとはオープンスペースに積極的に書き込みましょう、等)
    • ホワイトボードが利用できない点を不便に感じる社員がいるのですが、そこを解消できるツールなどはありますか?

    今後の取り組み 

    今後もソニックガーデンでは「リモートワークに関するオンライン勉強会」を定期開催していく予定です。

    10年間かけて社員全員リモートワークを実現させた弊社の知見を共有することで、在宅勤務のスムーズな導入・推進の一助となるのではと考えました。

    勉強会はオンラインで実施するため、本来であれば人数の制限無しも検討しましたが、企業ごとに異なる状況・課題があり、解決への有益な時間とするため、各回10名限定とします。

    オンラインセミナーでお伝えすること

    • 働き方改革の背景と方向性
    • テレワーク・リモートワークの効用
    • テレワーク・リモートワークの普及状況
    • ソニックガーデンの働き方とマネジメント
    • オフィスで働くように、フルリモートかつチームで働く方法
    • ソニックガーデンの労務管理、セキュリティの取り組み
    • テレワーク・リモートワーク導入ステップ

    2020年3月のセミナー開催日

    3月の開催予定日は下記となります。
    お気軽に申し込みください。

    ・3/18(水) 16:00~18:00
    ・3/25(水) 19:30~21:30

    ▼オンライン勉強会の申込フォーム
    https://forms.gle/dXQ237foQuJBj3Wt6

    *4月以降の開催日は、弊社Facebook、HP、Twitterなので随時ご案内致します。

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