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バックオフィスのDXから、管理をしない「プラットフォーム型組織」を作る

ソニックガーデン副社長の藤原です。 先日、バックオフィスのデジタルトランスフォーメーション(DX)の一例として、ソニックガーデンが取り組んでいる「バックオフィス業務のセルフサービス化」をご紹介しました。

実は、バックオフィスがもたらすメリットは、業務改善や仕事の効率化だけに留まりません。社員のセルフマネジメント力を高め、管理のいらない自発的な組織作りのきっかけともなるのです。

今回は、バックオフィスのDXの先にある、管理職の新たな役割をお話します。

[こんな人にオススメの記事です]

・管理ナシ経営を実現したい、ベンチャーや中小企業の経営者
・リモートワーク下の組織作りに課題を感じている方
・バックオフィス担当者

目次

    ※この記事は、FCCフォーラム2021(株式会社タナベ経営主催)にて、藤原が登壇したセッション『バックオフィスDX 全社員フルリモートワークを実現するデジタルを活用した「管理」の無い経営』の内容を編集したものです。

    ソニックガーデンが取り組む「バックオフィス業務のセルフサービス化」とは?

    まずは、簡単にソニックガーデンのバックオフィス業務への取り組みについてご紹介します。

    一般的なバックオフィス業務は、経理や法務といった専門分野ごとに役割をわけ、それぞれ担当者を置いていますよね。社員数が少ない頃のバックオフィス業務は、この方法で問題なく回ることがほとんどです。

    バックオフィスの業務は、ルーチンワークからクリエイティブな仕事へ変わっていく

    これらのポジティブな変化を実現するため、バックオフィスには、みんなの要望を叶えるクリエイティビティなシステム作りが求められるでしょう。

    すると、バックオフィス担当者のスキルセットに関しても、丁寧に作業ができる以外に、システムを理解し、改善を加えていけることが必要となります。一見すると難易度が増して大変そうですが、日々の業務に変化が起きて、より多くの感謝もされるので、がぜんやる気が上がりませんか?

    バックオフィスのDXを起点に、管理職の仕事は、人ではなくプラットフォームフォームを管理する仕事へ変えられます。そして、社員の情報をオープンに共有し、自発的に動く「プラットフォーム型組織」への進化が可能なのです。

    社員が生き生きと働き、お客様へ価値を提供できる仕組みを作っていきましょう。

    しかし、社員や業務量が増えてくると、バックオフィス業務に必要な人数や時間などのコストも増えていく課題が起こります。さらに、バックオフィス業務担当と現場との確認頻度も増し、コミュニケーションコストも上がります。

    クラウドツール導入によるペーパーレス化や、チャットツールの活用などで、多少は手間を省けることはできるでしょう。しかし、社員数に比例してバックオフィス担当者の業務や負担が増える構造は変わりません。

    そこでソニックガーデンでは、バックオフィス業務のセルフサービス化に取り組みました。セルフサービス化とは、業務プロセスをデジタル化し、クラウドツールやシステムを使って、社員1人ひとりが自分でバックオフィス業務を行うことです。その結果、請求書の発行や契約書締結もすべて社員1人ひとりで完結する仕組みが出来上がりました。

    詳しくは、社員が増えてもバックオフィス業務のコストが増えないセルフサービス化でDXにまとめていますので、ご参考ください。

    管理職の仕事は社員が働きやすい場所を用意することへ

    私たちソニックガーデンでは、納品をなくすという業界初のコンセプトである「納品のない受託開発」を提供しています。また、私たちは納品だけでなく、2016年には本社オフィスを撤廃し通勤のない働き方を実現、さらに会社経営では管理をなくすなど、いろいろなものをなくすことでストレスフリーな働き方を目指しています。

    上司や部下のないフラットな組織であり、ヒエラルキー型組織の管理職が、部下の状況を把握する意味合いでの報告・連絡は存在しません。その代わりとなるのが、情報を見える化するプラットフォームで、オープンに各自の状況を共有し合うことなのです。

    ヒエラルキー型からプラットフォーム型に変わる、管理職の仕事

    このプラットフォームとは、kintoneやSlack、セールスフォースといった「情報をオープンに共有し、つねに更新できる」仕組みすべてです。ソニックガーデンでは、バックオフィス業務のセルフサービス化にあたって、必要なシステム(プラットフォーム)を自社開発しています。

    経営層やバックオフィス業務を担う私は、社員のみんなが働きやすいように、プラットフォームの管理を行います。つまり、人ではなくプラットフォームをマネジメントするのです。

    このような組織のあり方を、ソニックガーデンでは「プラットフォーム型組織」と定義しています。

    ヒエラルキー型の組織のマネージャーは、階層下の社員の「報告・連絡・相談」で情報を把握しています。情報収集して進捗を確認し、指示命令を出すことが、マネージャーのおもな仕事になっているのです。

    マネージャーはすべての情報を把握していますが、その情報はクローズド。社員たちは他のメンバーが何をやっているのかさっぱりわからない…の状態になりがちです。

    さらにヒエラルキー型の組織構造では、上司からの指示を待つぶん、ものごとのスピーディーな判断、決断が難しいと言われています。感情面に着目してみても、指示命令に対して受動的に動く仕組みでは、不満が出やすいように感じます。

    いっぽう、プラットフォーム型組織のマネージャーのおもな役割は、プラットフォームを直していくことです。

    プラットフォーム型組織では、社員みんながプラットフォームを介して情報をオープンにします。すると、マネージャーは情報収集などにかけていた時間が大幅に減り、より多くの雑談や相談に乗れます。みんなのメンタルやモチベーションを確認したり、未来を見ることを仕事にできるのです。

    社員にとっても、上司から指示命令がくるのではなく、システムからタスクとして落ちてくるため、自発的に動けるようになります。気軽に相談をできて、感謝が飛び交う、非常に健全な組織になりやすいのがプラットフォーム型組織の特徴です。

    プラットフォーム型組織は社員の良心を価値に繋げることができる

    さらに、プラットフォーム型組織の価値は、社員の良心や内発的動機を、業務やお客様対応・製品の価値に繋げやすいことです。

    そもそも社員は、お客様に貢献したいと考え、社員同士助け合いたいと思っているはずです。

    ただ、ヒエラルキー型のマネジメントでは、周りのメンバーが何をしているのか見えないため、助けたくても助けられない、直接お客様と話そうにも経営者・マネージャーを通さないとできない、のような状況になりがちです。

    そういった阻害要因を取り除き、管理をしないマネジメントの形をとれば、社員の中にある健全な思いを、そのままお客様へ届けられるようになります。

    プラットフォーム型組織の「管理をしなくていい」は、あくまでメリットの一部分であり、真の価値は社員1人ひとりのパフォーマンスが上がることなのです。

    バックオフィスの業務は、ルーチンワークからクリエイティブな仕事へ変わっていく

    これらのポジティブな変化を実現するため、バックオフィスには、みんなの要望を叶えるクリエイティビティなシステム作りが求められるでしょう。

    すると、バックオフィス担当者のスキルセットに関しても、丁寧に作業ができる以外に、システムを理解し、改善を加えていけることが必要となります。一見すると難易度が増して大変そうですが、日々の業務に変化が起きて、より多くの感謝もされるので、がぜんやる気が上がりませんか?

    バックオフィスのDXを起点に、管理職の仕事は、人ではなくプラットフォームフォームを管理する仕事へ変えられます。そして、社員の情報をオープンに共有し、自発的に動く「プラットフォーム型組織」への進化が可能なのです。

    社員が生き生きと働き、お客様へ価値を提供できる仕組みを作っていきましょう。

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